ホイケの企画の方法、手順

このページでは、ホイケを実際に企画する際の手順をお知らせしています。

初めての方、やり方がよくわからないという方向けのコラムです。

皆様のお役に立てれば幸いです。（＾＾）

 

1．会場を選ぶ。

　恐らくこの時点で、どの会場が良いのかという質問もありますが、たいていは皆さまお住まいの近隣にある公共施設が多いと思います。

　市民会館、公会堂、文化会館、○○ホールと言った名称の地方自治体が運営する施設になります。またホテルなどで企画したいとうかたも多いですね。ホテルの場合は公共施設の１０倍位の予算をたてておきましょう。

 

２．会場の予約

 

ここでは公共施設の予約の説明をします。

各会館により違うので、ここでは一般的な説明です。最終的には、会館で確認してくださいね。

 

地方では半年前、3か月前、都内では二年前、1年半前、1年前予約というところが多いです。

早め早めに計画しましょう。

 

ほとんどの公共施設では抽選会を設けています。たとえば1年前予約でしたら、1年前のその月の1日朝、施設に伺い　くじ引きをします。

最近ではインターネット抽選などを設けているところもあるようです。また事前にその施設の会員になっていないと予約、抽選会に参加できない場合もありますので、事前に確認は必須です。

 

良く抽選が必要なほど混みあうのですか？という質問も受けます。土日祝日が目的の人は大勢います。ピアノ発表会、バレエ教室、ヒップホプなど各種ダンス教室、カラオケ教室や民謡教室、合唱団体、劇団　他にも学校関係、吹奏楽部、演劇部などの文化系。またコンサートなどのプロの興業など数えたらきりがないです。もし抽選に外れても、めげずに翌月またチャレンジしましょう。

混みあうのはどの時期ですか？との質問も良く聞かれます。混みあう季節は、ずばり秋です。日本では芸術の秋と言われますね。気候的にもちょうどお出かけしやすいからでしょう。また練習の成果をお正月以降に持ち越したくないというのもあるようです。

ちなみに比較的すいているのは寒い1月2月、雨の多い6月です。

 

抽選で予約がとれましたら、その場で予約をします。

 

３、予約方法

インターネット予約の場合はそのまま指示通り、入力してください。ホール使用料の支払は予約してから1週間以内がほとんどです。

ネットの場合はクレジットカードで支払いできるところもあるようですので、確認してみてください。

 

支払の期限を過ぎると無効になる場合が多いので注意が必要です。

 

４、予約がとれたら。。。

準備をしましょう。以外とあとまわしにされがちなのが、舞台監督、進行、大道具、音響、照明、司会などの裏方さんです。

人気のあるスタッフさんたちは早くからシフトを抑えられてしまうので、早めに行動しましょう。

会館に専属の音響、照明さんもいますが、発表会の照明音響は受けなかったり、また人件費は全体に高額、専属といっても名前だけで役所のかたが持ち回りで担当しているだけだったり、当たり外れが大きいので事前のリサーチが必要です。

 

照明などスタッフさがしに、お困りの際は是非、当社ライティングハナホウにお任せください。親切丁寧、お値段もお手頃と大変喜ばれています。（＾＾）お問い合わせお待ちしています。

 

その他にも準備は色々あります。チラシ作り、音源作り、進行表、当日のタイムスケジュールなどです。

会館の場合は、借りている時間内に設営、撤去の時間も含まれます。そのあたりも良く考えて当日のスケジュールをたてましょう。またスタッフの労働時間も配慮にいれましょう。過去にトイレに行く時間もないようなスケジュールを組まれることもありました。

また会館によっては借りている時間の他に、前延長（３０分から1時間）、後延長（３０分から1時間）の延長システムを設けているところもあります。もし、どうしてものときは、会館に相談してみると良いでしょう。

 

４、本番1か月前

会館との打ち合わせ、があります。

設営時間、場当たり、リハーサル、開場、開演、休憩、終演などの時間。照明など各スタッフの名前、搬入車両や駐車スペース。諸々確認致します。また写真、映像の収録、募金、ロビーでの出店などは劇場側の許可がいるケースが多いので申請書の提出など確認しましょう。会館との打ち合わせでは舞台用語など専門用語が飛び交います。もし心配なようでしたら、プロのスタッフについていってもらうのも手です。

 

そんなときも当社ライティングハナホウにおまかせください。話がスムーズにいくようお手伝い致します。

また会館側の高額な営業もこちらでブロック致します。何度もハラウ様に喜ばれています。

 

５、本番当日

借りている時間になりましたら、施設利用申請書など提出して入館手続をします。

その後音響、照明などスタッフが設営に取り掛かります。

 

設営後は、ハラウ様の自由に使っていただけます。決めたタイムスケジュール通りに動くようにしましょう。

 

また急病人が出、救急車が必要な場合は会館を通してからになりますので、臨機応変に対応します。

地震や火事の際も同じように対応します。

 

そして本番、落ち着いて演技、行動しましょう。　基本鑑賞マナーは別ページで紹介しています。

 

終演、そして撤去、お疲れ様でした。

 

私たち、ライティングハナホウにおまかせいただいた場合はホールの予約後から本番当日までサポートさせていただきますので、

早い予約がお得です。各ハラウ様からは、依頼してなかったら、こんなにスムーズにいかなかったとご好評いただいております。

是非、私たちと一緒にホイケを成功させてみませんか？楽しいホイケも大失敗なホイケもスタッフの存在が大部分を占めています。

スタッフの存在がどんなに大切かご理解いただけたら幸いです。